ここを意識して作成しよう

ヒアリングを徹底する

フローチャートを作成する際は、業務の理解度と現状の把握が非常に重要になります。一連の流れや役割分担、問題点などが明確になっていなければフローチャートの内容がぶれてしまいます。しかし、業務プロセスを完全に理解している人がフローチャートを作成するとは限りません。何人かで作成チームを構成する場合もあるでしょう。その際に徹底すべきなのが、関係者へのヒアリングです。内容に誤りや漏れがないように、丁寧にヒアリングすることを意識してください。詳細なヒアリングが、実用性の高いフローチャートの作成につながります。

情報過多にならないように

フローチャートを作成していると、あらゆる情報を記載したくなります。しかし、複雑過ぎるフローチャートは活用しにくいので、どちらかといえば「無駄を省くこと」を意識してください。もちろん、業務の目的や緊急時の対応など、省略できない項目も存在します。その場合は備考欄などを活用して、見やすさを保ちましょう。なお、「プリンターで印刷する」などの機械が行う動作については省略しても構いません。基本的に人間が行う行為を記載してください。自分だけでなく、メンバー全員が閲覧することを意識して作成しましょう。

見やすい図式で記載する

フローチャートは図式化することで見やすくなります。しかし、使用する図式が誤っていれば意味がありません。記号と記号を結ぶ線は交差させず、縦横の直線か直角に曲げた線を使用しましょう。視覚的な分かりやすさが、フローチャートを閲覧した際の理解度に直結します。細かい気遣いではありますが、きちんと意識して作成してください。

明確な表現で記載する

記載する内容は簡潔さを意識しつつ、理解しやすい言葉で表現してください。曖昧な表現は混乱を生みます。例えば、「確認する」という表現をよく使用しますが、具体的に何を、どういった目的で確認するのかが分からなければ意味がありません。「納品を確認する」という作業が必要な場合は、「納品書の在庫数と実際の商品数が同数か確認する」と記載することで、実施すべき作業が明確になります。情報量が多くなる場合は、備考欄に記載してください。

なるべく専門用語は避ける

フローチャートは多くの人が閲覧します。そのため、専門用語の使用は極力避けてください。専門用語を使用する際は、それがどういった意味を持つのかを定義しておかなければなりません。使用される用語を定義することで、他部署の人でもスムーズに内容を理解できます。「きっと分かるだろう」という考えは捨てて、知らないことを前提に言葉を選ぶ意識を持ってください。