フローチャートの作成手順

大まかな基本ルール

フローチャートを作成する際の基本ルールとして、まずは開始と終了を決めましょう。どの業務から始まり、どういった状態になれば終わりなのかを明確に示してください。その上で、「上から下へ」「右から左へ」の配置で記載していきます。導線がルールに沿って決められていると、振り返りをしやすくなります。複数の担当者が関係する業務については、担当者ごとに列を設けましょう。業務の流れを正しく追えるように、それぞれが交差しない図式で作成する必要があります。業務プロセスの大まかな概要が見えてきたら、使用するフローチャートの形式を決定してください。

使用する記号

使用する記号の種類については、業務プロセスが複雑かどうかによって異なります。簡単なものであれば、使う記号も少なく済むでしょう。それぞれの記号には意味があるので、適切に使い分けてください。記号を使用した際は、記号の内部に業務プロセスの内容をテキストで記載します。
業務プロセスの最初と最後を表す際は、長い楕円形の記号を用います。その後に発生する処理に関しては、長方形の記号で表しましょう。この記号はフローチャートを作成する際に最も使われます。判断が必要なポイントでは、ひし形の記号を使います。その中で選択肢が3つ以上になる場合は、複数の判断図式を用いて詳細化します。

具体的な作成手順

まずはフローチャートを作成する目的と範囲を決めてください。目的が曖昧だと内容がぶれてしまいます。フローチャートが完成した後に、なるべく追加や漏れがないようにしてください。集約する範囲設定についても明確にしておきましょう。その上で、必要な業務プロセスをリストアップします。その際は、処理の順序に関係なく、各所にヒアリングしながら慎重に進めましょう。その後、リストアップした内容を正しい順番に並べ替えます。担当者が複数いる場合は列を分けてください。並び替えができたら、記号や矢印を用いてフローチャートを作成していきます。フローに応じて必要な記号を追加していきましょう。
フローチャートの作成が完了した後は、業務に携わるメンバーに共有します。共有したメンバーには、自分の役割や担当する業務が明示されているかを必ず確認してもらいましょう。その後、メンバーからのフィードバックを受け、必要に応じて修正します。適切な改善と更新を繰り返すことで、質の高いフローチャートが完成します。業務プロセスや担当者の変更があった際は、速やかに内容を修正しましょう。