フローチャートを作成するメリット

全体の流れが明確になる

フローチャートを作成するメリットとしてまず挙げられるのが、業務内容や流れが明確になる点です。業務プロセスの見える化によって複雑な作業に対する理解が深まり、それと同時に問題点も浮かびやすくなります。顧客や業者との取引においても、フローチャートを用いて説明することで相手の理解が深まります。上手く活用すれば、業務改善だけでなく顧客の拡大にもつながり、結果的に業績がアップします。
また、フローチャートを作成することで、余計な会議が発生しなくなります。進行状況と関係者の責任範囲をフローチャートで明確にすることで、メンバーそれぞれが何をすべきかが理解でき、全体の流れがスムーズになるでしょう。

仕事を顕在化させることができる

フローチャートを用いて業務プロセスの流れや処理を整理し、各作業者の仕事を顕在化させることができる点も、業務改善において大きな効果を発揮します。作業者によっては、あまり効率的ではない方法で仕事を進めている可能性があります。仕事上の曖昧さをフローチャートによって発見し、適切な方法に切り替えることができます。効率的な方法を取り入れ、誤った方法を防ぐプロセスを組み込むことで、大幅な業務改善につながります。

準備をスムーズに行える

適切な業務プロセスが示されることで、作業の準備もスムーズになります。作業の手順や流れが明らかになっているので、次の工程で使う材料がいつまでに必要か分かり、段取りで躓くことがありません。作業の流れがスムーズになれば、当然生産性も向上します。

効果的な分析が可能になる

フローチャートを用いることで、効果的な分析が可能になります。様々な図式によって各工程に必要なアクションが示されており、一連の流れやデータの分析を容易に行えます。効果的な分析は、問題解決の促進にもつながります。コストと時間の無駄を省くことで、結果的に作業効率が向上します。

リスク回避の効果もある

フローチャートによる業務プロセスの分析や把握は、リスク回避にもつながります。小さい問題から重要度の高い問題まで幅広く把握できるため、経営上大きな影響を与える問題については事前に対策を打てます。予想外の危機で経営を混乱させなくて済む点は、ビジネスシーンにおいて非常に大きなメリットといえるでしょう。例えば、プロセスが曖昧なまま重要なデータを誤送信した場合、会社の信用は大きく失われます。フローチャートによってプロセスが明確になっていれば、そのようなミスは発生しません。リスク回避という点においても、フローチャートは絶大な効果を発揮します。